Samenvoegen = Samenwerken?
De renovatie van het stafcentrum gaat gepaard met het samenvoegen van verschillende gebruikersgroepen (artsen, onderzoekers, medewerkers, enz.) die nu nog verspreid over verschillende delen van het ziekenhuis werken.
In de visie van het management draagt deze samenvoeging bij aan meer samenwerking en kruisbestuiving tussen verschillende disciplines. Maar minstens zo belangrijk als het hebben van een visie, is het delen, spiegelen en aanscherpen van die visie met de achterban. Herkent iedereen de behoefte aan meer samenwerking? Hoe gaat dit in de praktijk werken? En hoe komt een werkplek er in het nieuwe Stafcentrum dan uit te zien?
Co-design traject
Invocate voerde daarom samen met de Universiteit Twente een co-design traject uit. In dit traject hebben we de visie van het management en de beleving van de medewerkers bij elkaar gebracht en hieruit de eisen en wensen voor het nieuwe Stafcentrum afgeleid.
Het traject is uitgevoerd met een werkgroep van ongeveer 25 stafleden, waarin alle disciplines zijn vertegenwoordigd. Met deze groep hebben we 3 stappen doorlopen.
Kick-off sessie
Tijdens deze wederzijdse kennismaking hebben we het 'hoe en waarom' van het traject uitgelegd en een eerste co-design opdracht uitgevoerd. Hierin mochten deelnemers hun 'schot voor de boeg' voor het nieuwe stafcentrum delen. De resultaten van deze opdracht lieten o.a. het belang van een centraal secretariaat zien, de weerstand tegen open, gedeelde ruimtes en vrees voor het verliezen van een 'eigen' bureau. Deze uitkomsten hebben we gebruikt als gespreksonderwerpen in de focus groups.
Focus groups
Focus groups, een soort uitgebreide groepsinterviews, geven inzicht in de belangen en waarden die achter de praktische eisen en wensen van gebruikers (zoals o.a. genoemd in de kick-off sessie) schuilgaan.
Wat ons tijdens deze sessies vooral opviel was de gedrevenheid van de medewerkers. Ondanks de drukte en stress van het beroep, medisch of niet medisch, zie je dat alles in dienst staat van het zo goed mogelijk uitvoeren van hun werk. Als basisregel geldt dat alles wat de kerntaak in de weg zou kunnen staan als bedreiging wordt gezien. Dus ook het wegnemen van de zekerheid van een eigen bureau (flexplekken) of het delen van een ruimte met meer mensen dan nu (onrust in een kantoortuin).
Uit de focus groups kwam naar voren dat veel medewerkers een onvoldoende duidelijk beeld hebben van de visie van het management ("wat draagt het bij aan ons werk?") en dat deze visie op sommige punten recht tegen de 'basisregel' van medewerkers in lijkt te gaan. Tegelijkertijd is die basisregel is ook een manier om beide werelden bij elkaar te brengen: je moet stafleden laten zien wat samenwerking en kruisbestuiving bijdraagt aan hun kerntaak, en hoe dit in het nieuwe Stafcentrum kan worden gerealiseerd.
Co-design sessie
In de co-design sessies hebben medewerkers in een ontwerpopdracht concrete invulling gegeven aan hun visie op samenwerking en kruisbestuiving.
In de opdracht werden deelnemers gevraagd een ruimte te ontwerpen voor een bepaalde taak of activiteit, deze in te tekenen in een plattegrond en met behulp van foto’s te voorzien van een sfeerimpressie. Door de gegeven ruimte steeds iets kleiner te maken en het aantal taken en activiteiten uit te breiden stimuleerden we deelnemers na te denken over het integreren van functies, scenario’s en activiteiten.
Hoewel de tekeningen natuurlijk niet direct revolutionaire oplossingen laten zien, hebben we wel gemerkt dat de combinatie van tekeningen, sfeerbeelden en discussies deelnemers heeft geholpen meer betekenis te geven aan de visie voor het stafcentrum.
Vooral in de latere rondes, nadat deelnemers onderling hun resultaten hadden besproken, werd constructief nagedacht over het integreren van functies en activiteiten. Soms was de uitkomst dat het ‘echt niet kon’, maar er ontstonden ook oplossingen met flexibele ruimtes (vergaderzalen die ook als werkruimte ingericht kunnen worden) of vergaderruimtes die geschikt zijn voor zowel grote als kleine groepen.
Resultaten
Op basis van de kick-off sessie, de focus groups en de co-design sessies hebben we het bestaande programma van eisen voor het nieuwe Stafcentrum uitgebreid en aangescherpt. De sessies hebben bijvoorbeeld meer inzicht gegeven in de soorten vergaderruimtes waar behoefte aan is, welke sfeer medewerkers zoeken in het Stafcentrum, en welke functionele randvoorwaarden gelden voor specifieke taken en activiteiten.
Daarnaast hebben we een soort checklist ("Model van perspectieven") ontwikkeld die de stafleiding en stafleden helpt vanuit verschillende perspectieven naar het nieuwe Stafcentrum te kijken. Deze checklist kan worden gebruikt als hulpmiddel om het programma van eisen te verrijken en aan te scherpen door conflicten en discussies op te zoeken.
Ter illustratie hebben we een aantal ontwerpen gemaakt die laten zien hoe een nieuw concept vanuit de perspectieven bedacht kan worden en vervolgens aan de hand van diezelfde perspectieven weer worden geëvalueerd. Het is dat proces, waarbij ontwerp-ideeën voortdurend in verband worden gebracht met het model, in samenspraak met de uiteindelijke gebruikers van de ruimte, dat naar ons idee de meest waardevolle ontwerpen zal opleveren.
